Zamówienia
Składanie zamówienia
sprawdzamy, czy zamówienie było zgłoszone w planowanych zamówieniach na 2021 rok, oraz szacujemy wartość zamówienia
Określamy, czy zamówienie było planowane, czy też nie na podstawie:
Zamówienia Aparatury badawczej
Zamówienia komputerowe (przygotowaniu przez PI)
Określamy tryb postępowania:
Dostawy lub usługi finansowane z grantów lub tematu
Zamówienia do 1 000 zł netto.
Wypełniamy zapotrzebowanie w EVO i podajemy w nim następujące informacje:
Nazwa towaru/usługi
Nr katalogowy
Adres e-mail wykonawcy
Przybliżona cena (netto)
Informacja czy zamówienie jest zaplanowane
Jeśli zamówienie jest pozaplanowe należy dołączyć uzasadnienie zakupu
Po złożeniu zamówienia akceptuje je kierownik tematu/grantu, z którego jest ono finansowanie
Dalej zamówienie jest kierowane do administracji, gdzie jest weryfikowane i po pomyślnej weryfikacji realizowane.
Zamówienia 1 000 - 10 000 zł netto.
jw. natomiast trzeba w systemie EVO dołączyć skan wybranej oferty.
Zamówienia 10 000 - 50 000 zł netto.
Wypełniamy Wniosek o Wszczęcie Wyboru Wykonawcy zaznaczając opcję: “Informuję o potrzebie wyłonienia Wykonawcy poprzez ogłoszenie „Zapytania ofertowego” na dostawę/usługę/ robotę budowlaną”
Uzyskujemy podpis kierownika pracowni i przekazujemy dokument do Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (Wojciech Boguta). Dokumenty są przekazywane dalej administracji i podpisują się na nim Kierownik DZPiZ, Główny Księgowy i Zastępca Dyrektora ds. Administracyjnych.
Pracownik DZPiZ przygotowuje projekt Zapytania Ofertowego i Umowy z Wykonawcą (we współpracy z nami). W praktyce dobrze mieć wcześniej przygotowane kryteria wyboru wykonawcy i przesłać je do p. Boguty po złożeniu WoWWW.
Gotowy projekt Zapytania Ofertowego i Umowy z Wykonawcą są przesyłane do nas celem akceptacji.
Po akceptacji dokumenty są przesyłane do Sekretariatu Zastępcy Dyrektora ds. Administracyjnych, a my jesteśmy informowani, kiedy Zapytanie pojawi się na stronie (w tym momencie możemy rozpowszechniać link do zapytania).
---Teraz zbieramy oferty---
Po uzyskaniu ofert wypełniamy formularz Rozpoznania Rynku, podpisujemy się oraz uzyskujemy podpis Kierownika Pracowni. Formularz Rozpoznania Rynku wraz z ofertami przekazujemy do Kierownika DZPiZ, gdzie dalej akceptują go kolejne osoby z Administracji Instytutu. Po uzyskaniu wszystkich zgód informacja o wyborze wykonawcy zostaje opublikowana na stronie Instytutu, a my zostajemy o tym poinformowani. Do tego momentu nie powinniśmy przekazywać firmom biorącym udział w Rozpoznaniu Rynku informacji o wyniku Rozpoznania
Pracownik DZPiZ sporządza umowę z Wykonawcą, na której podpisują się przedstawiciele Instytutu i Wykonawcy, skan umowy trafia do nas.
W przypadku zamówień od 10 000 do 20 000 zł istnieje możliwość wyboru konkretnego wykonawcy, jeżeli istnieją uzasadnione przesłanki, że dostawa/usługa może zostać wykonana tylko przez jednego wykonawcę. W takim przypadku we Wniosku o wszczęcie wyboru Wykonawcy należy zaznaczyć: “Informuję o potrzebie wyłonienia Wykonawcy do realizacji zamówienia na dostawy. Oświadczam, że powyższe zamówienie na dostawy może zostać wykonane tylko przez jednego wykonawcę, a jego wartość jest niższa niż 20 000 zł netto. Załączam ofertę Wykonawcy oraz uzasadnienie faktyczne i dowody potwierdzające, że przedmiot zamówienia może zostać zrealizowany wyłącznie przez jeden ściśle określony podmiot. Wnioskuję o przygotowanie umowy.”
Uzyskujemy podpis kierownika pracowni i przekazujemy dokument wraz z Ofertą do Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (Wojciech Boguta). Dokumenty są przekazywane dalej administracji i podpisują się na nim Kierownik DZPiZ, Główny Księgowy i Zastępca Dyrektora ds. Administracyjnych.
Pracownik DZPiZ przygotowuje projekt Umowy z Wykonawcą i przesyła nam do akceptacji, następnie umowa trafia do Wykonawcy.
Po uzyskaniu obustronnych podpisów (Instytutu i Wykonawcy) jesteśmy o tym informowani i możemy skontaktować się z Wykonawcą celem realizacji zlecenia.
Usługi lub roboty budowlane finansowane ze środków Instytutu/subwencji
Usługi lub roboty budowlane finansowane ze środków Instytutu do 10 000 zł netto.
Wypełniamy Wniosek o wszczęcie wyboru Wykonawcy zaznaczając opcję: “Informuję o potrzebie wyłonienia Wykonawcy na usługę/robotę budowlaną o wartości nieprzekraczającej 10 000 zł netto (do wniosku dołączam ofertę wybranego Wykonawcy i zlecenie wykonania usługi)”
Wypełniamy Zlecenie Wykonania Usługi/Roboty Budowlanej i załączamy do niego ofertę.
Uzyskujemy podpis Kierownika Pracowni i w przypadku zleceń usług technicznych, serwisowych i robót budowlanych przekazujemy dokumenty Pełnomocnikowi ds. Infrastruktury. Dokumenty są przekazywane dalej administracji i po uzyskaniu odpowiednich akceptacji (Kierownika Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia, Głównego Księgowego, Zastępcy Dyrektora ds. Administracyjnych) wracają do nas.
Zajmujemy się dalszą realizacją zamówienia (kontakt z wykonawcą, umówienie terminu wykonania usługi itp.). Po zrealizowaniu zamówienia przekazuje fakturę do Księgowości, wskazane jest też, żeby Wykonawca przekazał nam protokół wykonania usługi.
Usługi lub roboty budowlane finansowane ze środków Instytutu 10 000 - 20 000 zł netto.
Wypełniamy “Wniosek o wszczęcie wyboru Wykonawcy” zaznaczając opcję: Informuję o potrzebie wyłonienia Wykonawcy na usługę/robotę budowlaną o wartości powyżej 10 000 zł netto i nieprzekraczającej 20 000 zł netto (do wniosku dołączam ofertę wybranego Wykonawcy) – nie dotyczy usług, które zamawiane są w systemie Impuls-Evo. Wnioskuję o przygotowanie umowy”
Wypełniamy Zlecenie Wykonania Usługi/Roboty Budowlanej i załączamy do niego ofertę.
Uzyskujemy podpis Kierownika Pracowni i w przypadku zleceń usług technicznych, serwisowych i robót budowlanych przekazujemy dokumenty Pełnomocnikowi ds. Infrastruktury. Dokumenty są przekazywane dalej administracji i po uzyskaniu odpowiednich akceptacji (Kierownika Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia, Głównego Księgowego, Zastępcy Dyrektora ds. Administracyjnych) wracają do nas. Dział Zaopatrzenia przygotowuje w międzyczasie Umowę z Wykonawcą.
Zajmujemy się dalszą realizacją zamówienia (kontakt z wykonawcą, umówienie terminu wykonania usługi itp.). Po zrealizowaniu zamówienia przekazuje fakturę do Księgowości, wskazane jest też, żeby Wykonawca przekazał nam protokół wykonania usługi.
Usługi lub roboty budowlane finansowane ze środków Instytutu 20 000 - 50 000 zł netto.
Wypełniamy Wniosek o Wszczęcie Wyboru Wykonawcy zaznaczając opcję: “Informuję o potrzebie wyłonienia Wykonawcy poprzez ogłoszenie „Zapytania ofertowego” na dostawę/usługę/ robotę budowlaną”
Uzyskujemy podpis kierownika pracowni i w przypadku zleceń usług technicznych, serwisowych i robót budowlanych Pełnomocnika ds. Infrastruktury i przekazujemy dokument do Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (Wojciech Boguta). Dokumenty są przekazywane dalej administracji i podpisują się na nim Kierownik DZPiZ, Główny Księgowy i Zastępca Dyrektora ds. Administracyjnych.
Pracownik DZPiZ przygotowuje projekt Zapytania Ofertowego i Umowy z Wykonawcą (we współpracy z nami). W praktyce dobrze mieć wcześniej przygotowane kryteria wyboru wykonawcy i przesłać je do p. Boguty po złożeniu WoWWW.
Gotowy projekt Zapytania Ofertowego i Umowy z Wykonawcą są przesyłane do nas celem akceptacji.
Po akceptacji dokumenty są przesyłane do Sekretariatu Zastępcy Dyrektora ds. Administracyjnych, a my jesteśmy informowani, kiedy Zapytanie pojawi się na stronie (w tym momencie możemy rozpowszechniać link do zapytania).
---Teraz zbieramy oferty---
Po uzyskaniu ofert wypełniamy formularz Rozpoznania Rynku, podpisujemy się oraz uzyskujemy podpis Kierownika Pracowni. Formularz Rozpoznania Rynku wraz z ofertami przekazujemy do Kierownika DZPiZ, gdzie dalej akceptują go kolejne osoby z Administracji Instytutu. Po uzyskaniu wszystkich zgód informacja o wyborze wykonawcy zostaje opublikowana na stronie Instytutu, a my zostajemy o tym poinformowani. Do tego momentu nie powinniśmy przekazywać firmom biorącym udział w Rozpoznaniu Rynku informacji o wyniku Rozpoznania
Pracownik DZPiZ sporządza umowę z Wykonawcą, na której podpisują się przedstawiciele Instytutu i Wykonawcy, a skan umowy trafia do nas.
Zajmujemy się dalszą realizacją zamówienia (kontakt z wykonawcą, umówienie terminu wykonania usługi/dostawy itp.)
Zamówienia 50 000 - 130 000 netto.
Wypełniamy Wniosek o Wszczęcie Wyboru Wykonawcy zaznaczając opcję: “Informuję o potrzebie wyłonienia Wykonawcy poprzez ogłoszenie „Zapytania ofertowego” na dostawę/usługę/ robotę budowlaną”
Uzyskujemy podpis kierownika pracowni i przekazujemy dokument do Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (Wojciech Boguta), w przypadku zleceń usług technicznych, serwisowych i robót budowlanych potrzebny jest również podpis Pełnomocnika ds. Infrastruktury. Dokumenty są przekazywane dalej administracji i podpisują się na nim Kierownik DZPiZ, Główny Księgowy i Zastępca Dyrektora ds. Administracyjnych, a przypadku współfinansowania przez Instytut Dyrektor Instytutu.
Pracownik DZPiZ przygotowuje projekt Zapytania Ofertowego (termin składania ofert musi wynosić co najmniej 7 dni) i Umowy z Wykonawcą (we współpracy z nami). W praktyce dobrze mieć wcześniej przygotowane kryteria wyboru wykonawcy i przesłać je do p. Boguty po złożeniu WoWWW.
Gotowy projekt Zapytania Ofertowego i Umowy z Wykonawcą są przesyłane do nas celem akceptacji.
Po akceptacji dokumenty są przesyłane do Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia i Sekretariatu Zastępcy Dyrektora ds. Administracyjnych, a my jesteśmy informowani, kiedy Zapytanie pojawi się na stronie oraz w Bazie Konkurencyjności (w tym momencie możemy rozpowszechniać link do zapytania).
---Teraz zbieramy oferty---
Po uzyskaniu ofert wypełniamy formularz Rozpoznania Rynku, podpisujemy się oraz uzyskujemy podpis Kierownika Pracowni. Formularz Rozpoznania Rynku wraz z ofertami przekazujemy do Kierownika DZPiZ, gdzie dalej akceptują go kolejne osoby z Administracji Instytutu. Po uzyskaniu wszystkich zgód informacja o wyborze wykonawcy zostaje opublikowana na stronie Instytutu oraz w Bazie Konkurencyjności, a my zostajemy o tym poinformowani. Do tego momentu nie powinniśmy przekazywać firmom biorącym udział w Rozpoznaniu Rynku informacji o wyniku Rozpoznania
Pracownik DZPiZ sporządza umowę z Wykonawcą, na której podpisują się przedstawiciele Instytutu i Wykonawcy.
Skan umowy trafia do nas.
Zajmujemy się dalszą realizacją zamówienia (kontakt z wykonawcą, umówienie terminu wykonania usługi/dostawy itp.)
Serwis pogwarancyjny komputerow laptopow
Utworzenie zgłoszenia dotyczącego usterki (3 sposoby):
https://helpdesk.nencki.gov.pl,
mailowo: helpdesk@nencki.edu.pl
telefonicznie pod numerem: 353.
2. Weryfikacja awarii/usterki przez pracownika sekcji Helpdesk i ocena pod kątem możliwości naprawy. W przypadku, gdy naprawa usterki nie jest możliwa przez pracownika sekcji Helpdesk, usterka zostaje zgłoszona do serwisu zewnętrznego ProLaptop, celem dokonania wyceny naprawy.
3. Osoby uprawnione do zgłaszania awarii/usterek do serwisu zewnętrznego: Jakub Milczarek, Adam Zęgota, Robert Krajewski, Agnieszka Kowaluk
4. Utworzenie w systemie EVO przez pracownika Działu IT zapotrzebowania na naprawę urządzenia, załączenie wyceny, wskazanie źródła finansowania zgodnie z Państwa dyspozycją.
5. Akceptacja zapotrzebowania z załączoną wyceną przez Kierownika działu w systemie EVO.
6. Naprawa usterki na miejscu przez serwis zewnętrzny (nie dłużej niż 7 dni roboczych).
7. Wystawienie faktury na wskazany dział za usługę przez firmę ProLaptop.
8. Załączenie faktury w systemie EVO (pracownik działu IT).
9. Opłata za fakturę - Dział Księgowości.
Wytyczne dotyczące zamówień
Aparatura naukowo-badawcza (mikroskopy, cytometry, spektrofotometry, wirówki, lodówki i zamrażarki laboratoryjne, inny sprzęt do laboratorium)
- do 10 000 zł netto – zapotrzebowanie w EVO bez oferty
- powyżej 10 000 zł netto i do 20 000 zł netto – zapotrzebowanie w EVO z ofertą
- powyżej 20 000 zł netto i do 50 000 zł netto – zapytanie ofertowe na stronie lub wysyłka zapytania do potencjalnych wykonawców
- powyżej 50 000 zł netto i poniżej 130 000 zł netto – zapytanie w bazie konkurencyjności (dotyczy zamówień z projektów dla których mają zastosowanie wytyczne kwalifikowalności wydatków dla perspektywy finansowej 2021-2027, w przypadku innych zamówień – zapytanie na stronie internetowej Instytutu)
- powyżej 130 000 zł netto – postępowanie przetargowe (należy wypełnić wniosek na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 16/2023 i przekazać wraz z załącznikami do Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia)
Proces koordynuje – pracownia naukowa składająca wniosek o wszczęcie zakupu
Usługi serwisowe aparatury naukowo-badawczej
- do 10 000 zł netto – zapotrzebowanie w EVO bez oferty
- powyżej 10 000 zł netto i do 20 000 zł netto – zapotrzebowanie w EVO z ofertą
- powyżej 20 000 zł netto i do 50 000 zł netto – zapytanie ofertowe na stronie lub wysyłka zapytania do potencjalnych wykonawców
- powyżej 50 000 zł netto i poniżej 130 000 zł netto – zapytanie w bazie konkurencyjności (dotyczy zamówień z projektów dla których mają zastosowanie wytyczne kwalifikowalności wydatków dla perspektywy finansowej 2021-2027, w przypadku innych zamówień – zapytanie na stronie internetowej Instytutu)
Uwaga: W drodze wyjątku istnieje możliwość odstąpienia od zapytania ofertowego – po akceptacji Dyrektora Instytutu (nie dotyczy zamówień z projektów współfinansowanych ze środków UE)
Proces koordynuje – pracownia naukowa składająca wniosek o wszczęcie zakupu
Usługi naukowo-badawcze
Zamówienia indywidualne – w zależności od wartości usługi
- do 10 000 zł netto – zapotrzebowanie w EVO bez oferty
- powyżej 10 000 zł netto i do 20 000 zł netto – zapotrzebowanie w EVO z ofertą
- powyżej 20 000 zł netto i do 50 000 zł netto – zapytanie ofertowe na stronie lub wysyłka zapytania do potencjalnych wykonawców
- powyżej 50 000 zł netto i poniżej 130 000 zł netto – zapytanie w bazie konkurencyjności (dotyczy zamówień z projektów dla których mają zastosowanie wytyczne kwalifikowalności wydatków dla perspektywy finansowej 2021-2027, w przypadku innych zamówień – zapytanie na stronie internetowej Instytutu)
- powyżej 130 000 zł netto i poniżej 143 000 euro netto, tj.: 663 105,00 zł netto – zapytanie ofertowe na stronie Instytutu (możliwe wyłącznie dla projektów bez tzw. komercjalizacji (Nie można stosować tego rozwiązania dla usługi dla pracowni usługowych oraz usług w projektach współfinansowanych ze środków UE – w przypadku takich projektów konieczne jest złożenie wniosku o wszczęcie przetargu)
Uwaga: W drodze wyjątku istnieje możliwość odstąpienia od zapytania ofertowego – po akceptacji Dyrektora Instytutu np. stałe umowy na sekwencjonowanie – GENOMED lub umowy na usługi badawcze z IBB (nie dotyczy zamówień z projektów współfinansowanych ze środków UE)
Proces koordynuje – pracownia naukowa składająca wniosek o wszczęcie zakupu
Komputery stacjonarne, drukarki, urządzenia wielofunkcyjne, monitory, materiały komputerowe, oprogramowanie
Zgłoszenie zapotrzebowania do Działu IT (raz na kwartał).
(oczekiwanie na dostawę sprzętu ok. 3 miesięcy od daty złożenia zapotrzebowania – czas na zweryfikowanie zapotrzebowania i przygotowanie wniosku przez Dział IT, przygotowanie i przeprowadzenie przetargu przez Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia oraz dostawę sprzętu)
W indywidualnych – pilnych przypadkach (uszkodzenie sprzętu) należy wypełnić formularz interwencyjnego zakupu. W takiej sytuacji organizowany jest zakup indywidualny:
- do 10 000 zł netto – zakup w EVO (do zapotrzebowania należy dołączyć skan formularza „pilny zakup interwencyjny” -podpisanego przez wszystkie osoby upoważnione- bez oferty)
- powyżej 10 000 zł netto – do 20 000 zł netto zakup w EVO z ofertą (do zapotrzebowania należy dołączyć skan formularza „pilny zakup interwencyjny” -podpisanego przez wszystkie osoby upoważnione oraz skan oferty Wykonawcy)
- powyżej 20 000 zł netto –zapotrzebowanie w EVO dołączyć formularz „pilny zakup interwencyjny” -podpisany przez wszystkie osoby upoważnione
(Nie można stosować tego rozwiązania dla usługi dla pracowni usługowych oraz usług w projektach współfinansowanych ze środków UE)
Uwaga: Licencje Microsoft Office i Microsoft Windows dostępne są w Dziale IT. W przypadku potrzeby instalacji Office lub Windows należy wysłać e-mail do Działu IT (Nie zamawiamy licencji w EVO)
Proces koordynuje – Dział IT
Meble biurowe
Zgłoszenie zapotrzebowania do Działu Infrastruktury.
Dział Infrastruktury składa zapotrzebowanie w EVO i wspiera proces późniejszego montażu mebli.
Wszystkie zapotrzebowania składane są w EVO bez względu na wartość danego zamówienia (do wartości 130 tys. zł netto)
Łączna wartość tych zamówień w 2023 roku nie może przekroczyć 130 000 zł netto (rejestr prowadzi Dział Infrastruktury)
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Meble laboratoryjne
Zgłoszenie zapotrzebowania do Działu Infrastruktury.
Dział Infrastruktury składa zapotrzebowanie w EVO i wspiera proces późniejszego montażu mebli.
Wszystkie zapotrzebowania składane są w EVO bez względu na wartość danego zamówienia (do wartości 130 tys. zł netto)
Łączna wartość tych zamówień w 2023 roku nie może przekroczyć 130 000 zł netto (rejestr prowadzi Dział Infrastruktury)
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Pozostałe meble (meble z kategorii innych niż biurowe i laboratoryjne)
Zgłoszenie zapotrzebowania do Działu Infrastruktury.
Dział Infrastruktury składa zapotrzebowanie w EVO i wspiera proces późniejszego montażu mebli.
Wszystkie zapotrzebowania składane są w EVO bez względu na wartość danego zamówienia (do wartości 130 tys. zł netto)
Łączna wartość tych zamówień w 2023 roku nie może przekroczyć 130 000 zł netto (rejestr prowadzi Dział Infrastruktury)
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Usługi serwisowania w budynku
Zamówienia indywidualne – w zależności od wartości usługi
- do 20 000 zł netto – zlecenie wykonania usługi wraz z ofertą od Wykonawcy
- powyżej 20 000 zł netto i do 130 000 zł netto – zapytanie ofertowe na stronie
- powyżej 130 000 zł netto – postępowanie przetargowe (należy wypełnić wniosek na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 16/2023 i przekazać wraz z załącznikami do Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia)
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Dostawa środków czystości i materiałów BHP na potrzeby pracowni
Dostawy świadczone przez stałych dostawców wybieranych w drodze zapytań ofertowych
Odbiór produktów z magazynu – po kontakcie z Panem Ryszardem Senkiem
Proces koordynuje – Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia
Dostawa materiałów biurowych
Dostawy świadczone przez stałych dostawców wybieranych w drodze zapytań ofertowych
Odbiór produktów z magazynu – po kontakcie z Panem Ryszardem Senkiem
Proces koordynuje – Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia
Dostawy materiałów eksploatacyjnych do drukarek
Dostawy świadczone przez stałych dostawców wybieranych w drodze zapytań ofertowych
Zamówienie w EVO od dostawcy wybranego w zapytaniu ofertowym.
Proces koordynuje – Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia
Prace remontowo-budowlane
Roboty budowlane wykonywane przez wykonawców wybieranych w drodze postępowań przetargowych.
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Dostawa materiałów budowlanych
Indywidualne zamówienia w EVO (wartość poniżej 130 000 zł netto)
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Dostawa narzędzi
Indywidualne zamówienia w EVO (wartość poniżej 130 000 zł netto)
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Dostawa materiałów elektrycznych
Indywidualne zamówienia w EVO (wartość poniżej 130 000 zł netto)
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Usługi cateringowe
Zamówienia indywidualne – w zależności od wartości usługi
- do 20 000 zł netto – zlecenie wykonania usługi wraz z ofertą od Wykonawcy
- powyżej 20 000 zł netto i do 130 000 zł netto – zapytanie ofertowe na stronie lub wysyłka zapytania do potencjalnych wykonawców
- powyżej 130 000 zł netto – postępowanie przetargowe (należy wypełnić wniosek na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 16/2023 i przekazać wraz z załącznikami do Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia)
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Usługi architektoniczne
Zamówienia indywidualne – w zależności od wartości usługi
- do 20 000 zł netto – zlecenie wykonania usługi wraz z ofertą od Wykonawcy
- powyżej 20 000 zł netto i do 130 000 zł netto – zapytanie ofertowe na stronie
- powyżej 130 000 zł netto – postępowanie przetargowe (należy wypełnić wniosek na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 16/2023 i przekazać wraz z załącznikami do Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Dostawy środków czystości na potrzeby administracyjne
Dostawy świadczone przez stałych wykonawców wybieranych w drodze zapytania ofertowego.
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Dostawa wody pitnej dla pracowników
Dostawy świadczone przez stałych wykonawców wybieranych w drodze zapytania ofertowego.
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Dostawa ciekłego azotu
Dostawy świadczone przez stałych wykonawców wybieranych w drodze zapytania ofertowego.
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Dostawa ciekłego helu
Dostawy świadczone przez stałych wykonawców wybieranych w drodze postępowania przetargowego
Proces koordynuje – Pracownia Obrazowania Mózgu
Usługi telekomunikacyjne
Usługi świadczone przez stałych wykonawców z którymi Instytut ma zawarte umowy
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Usługi pocztowe i transportowe
Usługi świadczone przez stałych wykonawców z którymi Instytut ma zawarte umowy
(Bieżące porównywanie ofert różnych usługodawców – FEDEX, TNT, DHL oraz zlecenia indywidualne do innych usługodawców – do 20 000 zł netto)
Proces koordynuje – Kancelaria
Usługi serwisowania drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych
Wybór wykonawcy w procesie indywidualnego rozpoznania rynku i zawarcie umowy (do 20 000 zł netto) – na podstawie wniosku złożonego do Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (brak obowiązku zapytania ofertowego na stronie Instytutu)
Proces koordynuje – Dział IT
Dostawy czasopism naukowych i książek
Zamówienia w zależności od wartości:
- do 10 000 zł netto – zapotrzebowanie w EVO bez oferty
- powyżej 10 000 zł netto i do 20 000 zł netto – zapotrzebowanie w EVO z ofertą
- powyżej 20 000 zł netto i do 50 000 zł netto – zapytanie ofertowe na stronie lub wysyłka zapytania do potencjalnych wykonawców
- powyżej 50 000 zł netto i poniżej 130 000 zł netto – zapytanie w bazie konkurencyjności (dotyczy zamówień z projektów dla których mają zastosowanie wytyczne kwalifikowalności wydatków dla perspektywy finansowej 2021-2027, w przypadku innych zamówień – zapytanie na stronie internetowej Instytutu)
- powyżej 130 000 zł netto – postępowanie przetargowe (należy wypełnić wniosek na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 16/2023 i przekazać wraz z załącznikami do Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia)
Możliwe są również zamówienia w ramach konsorcjum (koordynowane przez inne Instytucje Publiczne) – do faktur należy wtedy obowiązkowo dołączać kopie porozumień potwierdzających koordynację postępowań przetargowych przez inną Instytucję
Proces koordynuje – Biblioteka
Usługa zakupu biletów lotniczych
Usługi świadczone przez stałych wykonawców wybieranych w drodze postępowań przetargowych.
Proces koordynuje – Dział Projektów i Współpracy Międzynarodowej
Dostawy i usługi promocyjne
Usługi świadczone przez wykonawców wybieranych w drodze zapytań ofertowych
W szczególnych indywidualnych przypadkach (poniżej 10 000 zł netto) – możliwe są indywidualne zamówienia w EVO
Proces koordynuje – Dział Projektów i Współpracy Międzynarodowej - w zakresie działań promocyjnych dotyczących całego Instytutu, pracownie naukowe - w zakresie indywidualnych działań promocyjnych - dotyczących np. konferencji organizowanych w ramach realizowanych projektów
Usługi związane z zarządzaniem, ochroną i komercjalizacją własności intelektualnej wypracowanej przez naukowców
Usługi rzecznika patentowego świadczone przez stałych wykonawców wybieranych w drodze postępowań przetargowych.
W szczególnych, indywidualnych przypadkach (poniżej 20 000 zł netto) – możliwe są indywidualne zamówienia w EVO
Usługi wyceny praw własności intelektualnej
- poniżej 20 000 zł netto – możliwe są indywidualne zamówienia w EVO
- powyżej 20 000 zł netto i do 50 000 zł netto – zapytanie ofertowe na stronie lub wysyłka zapytania do potencjalnych wykonawców
- powyżej 50 000 zł netto i poniżej 130 000 zł netto – – zapytanie w bazie konkurencyjności (dotyczy zamówień z projektów dla których mają zastosowanie wytyczne kwalifikowalności wydatków dla perspektywy finansowej 2021-2027, w przypadku innych zamówień – zapytanie na stronie internetowej Instytutu)
Proces koordynuje – Biuro Transferu Technologii
Usługi prawne
Usługi świadczone przez Radców Prawnych na podstawie odrębnych umów.
Łączna wartość tych zamówień w 2023 roku nie może przekroczyć 130 000 zł netto (rejestr prowadzi Kancelaria Instytutu)
Proces koordynuje – Zastępca Dyrektora ds. Administracyjnych/Organizacji i Rozwoju
Usługi medyczne
Dostawy świadczone przez wykonawcę wybranego w drodze postępowania przetargowego
Proces koordynuje – Dział Spraw Pracowniczych i Rekrutacji
Usługi szkoleniowe
Zamówienia indywidualne – w zależności od wartości usługi (usługi szkoleniowe finansowane ze środków Instytutu – wymagają każdorazowo pisemnej zgody Dyrektora Instytutu). Taką zgodę należy załączyć do zapotrzebowania w EVO
- do 10 000 zł netto – zapotrzebowanie w EVO bez oferty
- powyżej 10 000 zł netto i do 20 000 zł netto – zapotrzebowanie w EVO z ofertą
- powyżej 20 000 zł netto i do 50 000 zł netto – zapytanie ofertowe na stronie lub wysyłka zapytania do potencjalnych wykonawców
- powyżej 50 000 zł netto i poniżej 130 000 zł netto –– zapytanie w bazie konkurencyjności (dotyczy zamówień z projektów dla których mają zastosowanie wytyczne kwalifikowalności wydatków dla perspektywy finansowej 2021-2027, w przypadku innych zamówień – zapytanie na stronie internetowej Instytutu)
- powyżej 130 000 zł netto i poniżej 143 000 euro netto, tj.: 663 105,00 zł netto – zapytanie ofertowe na stronie Instytutu (możliwe wyłącznie dla projektów bez tzw. komercjalizacji (Nie można stosować tego rozwiązania dla usługi dla pracowni usługowych oraz usług w projektach współfinansowanych ze środków UE z tzw. komercjalizacją – w przypadku takich projektów konieczne jest złożenie wniosku o wszczęcie przetargu)
Uwaga: W drodze wyjątku istnieje możliwość odstąpienia od zapytania ofertowego – po akceptacji Dyrektora Instytutu (nie dotyczy zamówień z projektów współfinansowanych ze środków UE)
Proces koordynuje – Dział Spraw Pracowniczych i Rekrutacji
Usługi finansowe, usługi audytorskie
Zamówienia indywidualne – w zależności od wartości, tj.:
- do 20 000 zł netto – zlecenie wykonania usługi
- powyżej 20 000 zł netto i do 130 000 zł netto – zapytanie ofertowe na stronie internetowej
Uwaga: W drodze wyjątku istnieje możliwość odstąpienia od zapytania ofertowego – po akceptacji Dyrektora Instytutu
Proces koordynuje – Dział Finansów i Księgowości
Opłaty za koszty publikacji
Zamówienia indywidualne – zapotrzebowanie w EVO bez oferty (bez względu na wartość zamówienia) – są to różne indywidualne opłaty w kwotach nie przekraczających progów przetargowych
Proces koordynuje – pracownia naukowa składająca wniosek o wszczęcie zakupu