Wyjazdy

Mail dot. skierowania na delegację w EVO

Niezmiernie miło mi poinformować, że w  procesie usprawniania elektronicznego systemu delegacji pojawił się kolejny krok, a właściwie pierwszy – Skierowanie na delegację.

Do tej pory takie skierowania funkcjonowały u nas w formie papierowej. Prosiliśmy o uzupełnienie tabeli kosztowej i załączenie do elektronicznej delegacji. Od dziś możecie Państwo wypełnić takie skierowanie w zakładce EVO i tam należy podać wszystkie koszty związane  z planowanym wyjazdem. Należy dokładnie uzupełnić wszystkie wymagane informacje a następnie koszty.

Po wybraniu rodzaju kosztu: dieta pobytowa, dojazdowa i hotelowa  - z automatu podpowiada się wysokość diety za dobę, dla wybranego państwa. W przypadku diety hotelowej jest to górny limit diety ustawowej i próba wpisania wyższego kosztu spowoduje brak możliwości zapisania skierowania i usunie wszystkie dotychczas wpisane informacje.

W każdej zakładce kosztowej, system z automatu podpowiada rodzaj waluty, który obowiązuje jako rozliczeniowy w wybranym kraju. W przypadku uzupełniania kosztów np. przejazdu, gdzie kwota jest znana Państwu zazwyczaj w złotówkach, należy wybrać PLN i wpisać tę wartość bez przeliczania na euro lub inne waluty.

W zakładce „pozostałe koszty” proszę wskazać wszystkie wydatki związane z delegacją np. wpisowe, wiza, transport miejski itp.

Kompletnie wypełnione skierowanie można wysłać do akceptacji lub zapisać, co daje możliwość późniejszej edycji. Aby rozpocząć proces akceptacji konieczne jest wysłanie skierowania.

Bardzo proszę, aby szczegółowo uzupełnić wszystkie koszty związane z delegacją, które pozwolą na weryfikację i akceptację wyjazdu od strony finansowej.

Kolejnym krokiem jest generowanie delegacji. Należy tego dokonać na podstawie zatwierdzonego skierowania, które znajduje się w tabeli „ Moje skierowania  - zakończone”. Na tym etapie pojawia się możliwość edycji delegacji, jak również dodania zaliczki na wyjazd.

Kwota zaliczki powinna uwzględniać zaplanowane koszty, które Państwo poniesiecie podczas wyjazdu i nie zostały opłacone ze środków Instytutu, np. jeśli hotel został już opłacony przez IBD kartą firmową lub przelewem, to koszt nie powinien się znaleźć we wnioskowanej kwocie zaliczki.

Zaliczka może być wpisana jedną kwotą i tylko w jednej walucie. Należy wybrać walutę, która jest przewidziana do rozliczenia w docelowym kraju. Dla delegacji krajowej –  przelew krajowy, dla delegacji zagranicznej – przelew zagraniczny (nawet jeśli Państwo nie posiadacie rachunku walutowego i wypłata ma być  na rachunek PLN). W przypadku odbioru waluty w banku należy wybrać przelew zagraniczny i wpisać wartość zaliczki w walucie ( w zaokrągleniu do pełnych dziesiątek- bank nie wypłaca bilonu). 

Szczegóły dotyczące sposobu pobrania zaliczki należy uzgodnić z pracownikami działu księgowości odpowiedzialnymi za obsługę delegacji. W przypadku zaliczek odbieranych w banku, proszę o zgłoszenie delegacji odpowiednio wcześniej, gdyż bank wymaga zamówienia waluty na 10 dni przed wypłatą. 

Wpisanie dwóch kwot np. w PLN i EUR spowoduje błąd i nie uruchomi obiegu delegacji.

Jeżeli Państwo nie planujecie pobierać zaliczki, pole do wpisania zaliczki powinno pozostać puste. Wpisanie kwoty „0” powoduje, że system traktuje to jako zaliczkę i przesyła do akceptacji jak delegację z zaliczką.

System sprawdza również wysokość wpisanej zaliczki z zaplanowanymi kosztami w ramach tej samej waluty. Zaliczka nie może przekroczyć wydatków zaplanowanych w skierowaniu.

Druk skierowania zostanie wygenerowany i wydrukowany w Dziale Księgowym po akceptacji delegacji.

W celu uzyskania dodatkowych szczegółów technicznych obsługi programu, zapraszam do lektury załączonej instrukcji.


Wyjazdy krajowe

Wniosek o skierowanie na delegację:


Przykład - Wyjazd integracyjny 2022 (Wilga):


Destination place: Wilga

Start date: 26.05.2022

Date till: 27/28.05 2022

Reason: Uczestnictwo w wyjeździe sprawozdawczo-szkoleniowy  Pracowni Obrazowania Mózgu / Pracowni Neurobiologii Procesów Językowych (wybrać właściwe) / Participation in the reporting and training trip of the Laboratory of Brain Imaging / Laboratory of Language Neurobiology.

 

Transport vehicles: train/car

Business trip type: Domestic

Item of costs:  LOBI - N601 / LOLN - N417 


Rozliczanie delegacji krajowej:

Faktury, paragony, za nocleg, dojazd, itp. zanosimy do działu księgowości (pok. 24). W przypadku opłacenia czegoś przelewem należy dostarczyć również wydrukowane potwierdzenie przelewu.


Wyjazdy zagraniczne

Delegacjami zagranicznymi zajmuje się p. Katarzyna Zawadzka (tel.: 567 pok. 24)

Intra - Informacje działów

Kolejność rzeczy:

Zanim wykupimy wyjazd (szkolenie,kurs, konferencję etc) należy wypełnić Skierowanie na wyjazd za granicę, 


W dokumencie należy wypełnić dane osobowe i dotyczące wyjazdu, a także tabelę wg. schematu:(stan na kwiecień 2022)

Pobyt: 

dieta dojazdowa liczba 1, wysokość 50 Euro

dieta pobytowa liczba: [liczba dni]; wysokość [liczba dni] x 50 Euro

Podróż:

Wypełnić koszt podróży orientacyjną ceną.


Przykładowo wypełniona tabelka


Następnie w systemie EVO należy wypełnić Wnioski>Delegecje>Dodaj(prawy górny róg). 

Po wypełnieniu klikamy „zapisz” i wtedy pojawia się krzyżyk, należy na niego kliknąć i wtedy można załączyć wypełniony dokument „skierowania Wyjazdu za granicę)

Rezerwacja biletów - instytut obsługuje firma Polish Travel Quo Vadis, dane kontaktowe są na intrze, w powyższym dziale. Należy się z nimi skontaktować mailowo, poprosić o ofertę lotów (dokąd, terminy wylotu i powrotu). Mail z ostatecznie wybranym połączeniem, na które osoba wyjeżdżająca dokonała rezerwacji, należy przesłać na adres Joanny Piaseckiej  j.piasecka@nencki.gov.pl z prośbą wykupu.

Jeśli ktoś potrzebuje szybszy zwrot pieniędzy za wyjazd, gdy był opłacony ze środków prywatnych, do księgowości należy zanieść prośbę o zwrot pieniędzy (data, za co + tytuł wydarzenia, kwota w złotówkach i walucie zagranicznej, na czyje konto zwrot oraz z jakiego źródła należy zwrócić pieniądze). Dołączamy potwierdzenia przelewów, potwierdzenia rezerwacji miejsca etc.

Po powrocie z wyjazdu trzeba zanieść pani Piaseckiej dokumenty Rozliczenie kosztów podróży i pobytu za granicą. 


Zakup biletów

placeholder

Diety

placeholder