sprawdzamy, czy zamówienie było zgłoszone w planowanych zamówieniach na 2021 rok, oraz szacujemy wartość zamówienia
Określamy, czy zamówienie było planowane, czy też nie na podstawie:
Zamówienia Aparatury badawczej
Zamówienia komputerowe (przygotowaniu przez PI)
Określamy tryb postępowania:
Wypełniamy zapotrzebowanie w EVO i podajemy w nim następujące informacje:
Nazwa towaru/usługi
Nr katalogowy
Adres e-mail wykonawcy
Przybliżona cena (netto)
Informacja czy zamówienie jest zaplanowane
Jeśli zamówienie jest pozaplanowe należy dołączyć uzasadnienie zakupu
Po złożeniu zamówienia akceptuje je kierownik tematu/grantu, z którego jest ono finansowanie
Dalej zamówienie jest kierowane do administracji, gdzie jest weryfikowane i po pomyślnej weryfikacji realizowane.
jw. natomiast trzeba w systemie EVO dołączyć skan wybranej oferty.
Wypełniamy Wniosek o Wszczęcie Wyboru Wykonawcy zaznaczając opcję: “Informuję o potrzebie wyłonienia Wykonawcy poprzez ogłoszenie „Zapytania ofertowego” na dostawę/usługę/ robotę budowlaną”
Uzyskujemy podpis kierownika pracowni i przekazujemy dokument do Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (Wojciech Boguta). Dokumenty są przekazywane dalej administracji i podpisują się na nim Kierownik DZPiZ, Główny Księgowy i Zastępca Dyrektora ds. Administracyjnych.
Pracownik DZPiZ przygotowuje projekt Zapytania Ofertowego i Umowy z Wykonawcą (we współpracy z nami). W praktyce dobrze mieć wcześniej przygotowane kryteria wyboru wykonawcy i przesłać je do p. Boguty po złożeniu WoWWW.
Gotowy projekt Zapytania Ofertowego i Umowy z Wykonawcą są przesyłane do nas celem akceptacji.
Po akceptacji dokumenty są przesyłane do Sekretariatu Zastępcy Dyrektora ds. Administracyjnych, a my jesteśmy informowani, kiedy Zapytanie pojawi się na stronie (w tym momencie możemy rozpowszechniać link do zapytania).
---Teraz zbieramy oferty---
Po uzyskaniu ofert wypełniamy formularz Rozpoznania Rynku, podpisujemy się oraz uzyskujemy podpis Kierownika Pracowni. Formularz Rozpoznania Rynku wraz z ofertami przekazujemy do Kierownika DZPiZ, gdzie dalej akceptują go kolejne osoby z Administracji Instytutu. Po uzyskaniu wszystkich zgód informacja o wyborze wykonawcy zostaje opublikowana na stronie Instytutu, a my zostajemy o tym poinformowani. Do tego momentu nie powinniśmy przekazywać firmom biorącym udział w Rozpoznaniu Rynku informacji o wyniku Rozpoznania
Pracownik DZPiZ sporządza umowę z Wykonawcą, na której podpisują się przedstawiciele Instytutu i Wykonawcy, skan umowy trafia do nas.
W przypadku zamówień od 10 000 do 20 000 zł istnieje możliwość wyboru konkretnego wykonawcy, jeżeli istnieją uzasadnione przesłanki, że dostawa/usługa może zostać wykonana tylko przez jednego wykonawcę. W takim przypadku we Wniosku o wszczęcie wyboru Wykonawcy należy zaznaczyć: “Informuję o potrzebie wyłonienia Wykonawcy do realizacji zamówienia na dostawy. Oświadczam, że powyższe zamówienie na dostawy może zostać wykonane tylko przez jednego wykonawcę, a jego wartość jest niższa niż 20 000 zł netto. Załączam ofertę Wykonawcy oraz uzasadnienie faktyczne i dowody potwierdzające, że przedmiot zamówienia może zostać zrealizowany wyłącznie przez jeden ściśle określony podmiot. Wnioskuję o przygotowanie umowy.”
Uzyskujemy podpis kierownika pracowni i przekazujemy dokument wraz z Ofertą do Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (Wojciech Boguta). Dokumenty są przekazywane dalej administracji i podpisują się na nim Kierownik DZPiZ, Główny Księgowy i Zastępca Dyrektora ds. Administracyjnych.
Pracownik DZPiZ przygotowuje projekt Umowy z Wykonawcą i przesyła nam do akceptacji, następnie umowa trafia do Wykonawcy.
Po uzyskaniu obustronnych podpisów (Instytutu i Wykonawcy) jesteśmy o tym informowani i możemy skontaktować się z Wykonawcą celem realizacji zlecenia.
Wypełniamy Wniosek o wszczęcie wyboru Wykonawcy zaznaczając opcję: “Informuję o potrzebie wyłonienia Wykonawcy na usługę/robotę budowlaną o wartości nieprzekraczającej 10 000 zł netto (do wniosku dołączam ofertę wybranego Wykonawcy i zlecenie wykonania usługi)”
Wypełniamy Zlecenie Wykonania Usługi/Roboty Budowlanej i załączamy do niego ofertę.
Uzyskujemy podpis Kierownika Pracowni i w przypadku zleceń usług technicznych, serwisowych i robót budowlanych przekazujemy dokumenty Pełnomocnikowi ds. Infrastruktury. Dokumenty są przekazywane dalej administracji i po uzyskaniu odpowiednich akceptacji (Kierownika Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia, Głównego Księgowego, Zastępcy Dyrektora ds. Administracyjnych) wracają do nas.
Zajmujemy się dalszą realizacją zamówienia (kontakt z wykonawcą, umówienie terminu wykonania usługi itp.). Po zrealizowaniu zamówienia przekazuje fakturę do Księgowości, wskazane jest też, żeby Wykonawca przekazał nam protokół wykonania usługi.
Wypełniamy “Wniosek o wszczęcie wyboru Wykonawcy” zaznaczając opcję: Informuję o potrzebie wyłonienia Wykonawcy na usługę/robotę budowlaną o wartości powyżej 10 000 zł netto i nieprzekraczającej 20 000 zł netto (do wniosku dołączam ofertę wybranego Wykonawcy) – nie dotyczy usług, które zamawiane są w systemie Impuls-Evo. Wnioskuję o przygotowanie umowy”
Wypełniamy Zlecenie Wykonania Usługi/Roboty Budowlanej i załączamy do niego ofertę.
Uzyskujemy podpis Kierownika Pracowni i w przypadku zleceń usług technicznych, serwisowych i robót budowlanych przekazujemy dokumenty Pełnomocnikowi ds. Infrastruktury. Dokumenty są przekazywane dalej administracji i po uzyskaniu odpowiednich akceptacji (Kierownika Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia, Głównego Księgowego, Zastępcy Dyrektora ds. Administracyjnych) wracają do nas. Dział Zaopatrzenia przygotowuje w międzyczasie Umowę z Wykonawcą.
Zajmujemy się dalszą realizacją zamówienia (kontakt z wykonawcą, umówienie terminu wykonania usługi itp.). Po zrealizowaniu zamówienia przekazuje fakturę do Księgowości, wskazane jest też, żeby Wykonawca przekazał nam protokół wykonania usługi.
Wypełniamy Wniosek o Wszczęcie Wyboru Wykonawcy zaznaczając opcję: “Informuję o potrzebie wyłonienia Wykonawcy poprzez ogłoszenie „Zapytania ofertowego” na dostawę/usługę/ robotę budowlaną”
Uzyskujemy podpis kierownika pracowni i w przypadku zleceń usług technicznych, serwisowych i robót budowlanych Pełnomocnika ds. Infrastruktury i przekazujemy dokument do Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (Wojciech Boguta). Dokumenty są przekazywane dalej administracji i podpisują się na nim Kierownik DZPiZ, Główny Księgowy i Zastępca Dyrektora ds. Administracyjnych.
Pracownik DZPiZ przygotowuje projekt Zapytania Ofertowego i Umowy z Wykonawcą (we współpracy z nami). W praktyce dobrze mieć wcześniej przygotowane kryteria wyboru wykonawcy i przesłać je do p. Boguty po złożeniu WoWWW.
Gotowy projekt Zapytania Ofertowego i Umowy z Wykonawcą są przesyłane do nas celem akceptacji.
Po akceptacji dokumenty są przesyłane do Sekretariatu Zastępcy Dyrektora ds. Administracyjnych, a my jesteśmy informowani, kiedy Zapytanie pojawi się na stronie (w tym momencie możemy rozpowszechniać link do zapytania).
---Teraz zbieramy oferty---
Po uzyskaniu ofert wypełniamy formularz Rozpoznania Rynku, podpisujemy się oraz uzyskujemy podpis Kierownika Pracowni. Formularz Rozpoznania Rynku wraz z ofertami przekazujemy do Kierownika DZPiZ, gdzie dalej akceptują go kolejne osoby z Administracji Instytutu. Po uzyskaniu wszystkich zgód informacja o wyborze wykonawcy zostaje opublikowana na stronie Instytutu, a my zostajemy o tym poinformowani. Do tego momentu nie powinniśmy przekazywać firmom biorącym udział w Rozpoznaniu Rynku informacji o wyniku Rozpoznania
Pracownik DZPiZ sporządza umowę z Wykonawcą, na której podpisują się przedstawiciele Instytutu i Wykonawcy, a skan umowy trafia do nas.
Zajmujemy się dalszą realizacją zamówienia (kontakt z wykonawcą, umówienie terminu wykonania usługi/dostawy itp.)
Wypełniamy Wniosek o Wszczęcie Wyboru Wykonawcy zaznaczając opcję: “Informuję o potrzebie wyłonienia Wykonawcy poprzez ogłoszenie „Zapytania ofertowego” na dostawę/usługę/ robotę budowlaną”
Uzyskujemy podpis kierownika pracowni i przekazujemy dokument do Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (Wojciech Boguta), w przypadku zleceń usług technicznych, serwisowych i robót budowlanych potrzebny jest również podpis Pełnomocnika ds. Infrastruktury. Dokumenty są przekazywane dalej administracji i podpisują się na nim Kierownik DZPiZ, Główny Księgowy i Zastępca Dyrektora ds. Administracyjnych, a przypadku współfinansowania przez Instytut Dyrektor Instytutu.
Pracownik DZPiZ przygotowuje projekt Zapytania Ofertowego (termin składania ofert musi wynosić co najmniej 7 dni) i Umowy z Wykonawcą (we współpracy z nami). W praktyce dobrze mieć wcześniej przygotowane kryteria wyboru wykonawcy i przesłać je do p. Boguty po złożeniu WoWWW.
Gotowy projekt Zapytania Ofertowego i Umowy z Wykonawcą są przesyłane do nas celem akceptacji.
Po akceptacji dokumenty są przesyłane do Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia i Sekretariatu Zastępcy Dyrektora ds. Administracyjnych, a my jesteśmy informowani, kiedy Zapytanie pojawi się na stronie oraz w Bazie Konkurencyjności (w tym momencie możemy rozpowszechniać link do zapytania).
---Teraz zbieramy oferty---
Po uzyskaniu ofert wypełniamy formularz Rozpoznania Rynku, podpisujemy się oraz uzyskujemy podpis Kierownika Pracowni. Formularz Rozpoznania Rynku wraz z ofertami przekazujemy do Kierownika DZPiZ, gdzie dalej akceptują go kolejne osoby z Administracji Instytutu. Po uzyskaniu wszystkich zgód informacja o wyborze wykonawcy zostaje opublikowana na stronie Instytutu oraz w Bazie Konkurencyjności, a my zostajemy o tym poinformowani. Do tego momentu nie powinniśmy przekazywać firmom biorącym udział w Rozpoznaniu Rynku informacji o wyniku Rozpoznania
Pracownik DZPiZ sporządza umowę z Wykonawcą, na której podpisują się przedstawiciele Instytutu i Wykonawcy.
Skan umowy trafia do nas.
Zajmujemy się dalszą realizacją zamówienia (kontakt z wykonawcą, umówienie terminu wykonania usługi/dostawy itp.)
Utworzenie zgłoszenia dotyczącego usterki (3 sposoby):
https://helpdesk.nencki.gov.pl,
mailowo: helpdesk@nencki.edu.pl
telefonicznie pod numerem: 353.
2. Weryfikacja awarii/usterki przez pracownika sekcji Helpdesk i ocena pod kątem możliwości naprawy. W przypadku, gdy naprawa usterki nie jest możliwa przez pracownika sekcji Helpdesk, usterka zostaje zgłoszona do serwisu zewnętrznego ProLaptop, celem dokonania wyceny naprawy.
3. Osoby uprawnione do zgłaszania awarii/usterek do serwisu zewnętrznego: Jakub Milczarek, Adam Zęgota, Robert Krajewski, Agnieszka Kowaluk
4. Utworzenie w systemie EVO przez pracownika Działu IT zapotrzebowania na naprawę urządzenia, załączenie wyceny, wskazanie źródła finansowania zgodnie z Państwa dyspozycją.
5. Akceptacja zapotrzebowania z załączoną wyceną przez Kierownika działu w systemie EVO.
6. Naprawa usterki na miejscu przez serwis zewnętrzny (nie dłużej niż 7 dni roboczych).
7. Wystawienie faktury na wskazany dział za usługę przez firmę ProLaptop.
8. Załączenie faktury w systemie EVO (pracownik działu IT).
9. Opłata za fakturę - Dział Księgowości.
Aparatura naukowo-badawcza (mikroskopy, cytometry, spektrofotometry, wirówki, lodówki i zamrażarki laboratoryjne, inny sprzęt do laboratorium)
- do 10 000 zł netto – zapotrzebowanie w EVO bez oferty
- powyżej 10 000 zł netto i do 20 000 zł netto – zapotrzebowanie w EVO z ofertą
- powyżej 20 000 zł netto i do 50 000 zł netto – zapytanie ofertowe na stronie lub wysyłka zapytania do potencjalnych wykonawców
- powyżej 50 000 zł netto i poniżej 130 000 zł netto – zapytanie w bazie konkurencyjności (dotyczy zamówień z projektów dla których mają zastosowanie wytyczne kwalifikowalności wydatków dla perspektywy finansowej 2021-2027, w przypadku innych zamówień – zapytanie na stronie internetowej Instytutu)
- powyżej 130 000 zł netto – postępowanie przetargowe (należy wypełnić wniosek na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 16/2023 i przekazać wraz z załącznikami do Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia)
Proces koordynuje – pracownia naukowa składająca wniosek o wszczęcie zakupu
Usługi serwisowe aparatury naukowo-badawczej
- do 10 000 zł netto – zapotrzebowanie w EVO bez oferty
- powyżej 10 000 zł netto i do 20 000 zł netto – zapotrzebowanie w EVO z ofertą
- powyżej 20 000 zł netto i do 50 000 zł netto – zapytanie ofertowe na stronie lub wysyłka zapytania do potencjalnych wykonawców
- powyżej 50 000 zł netto i poniżej 130 000 zł netto – zapytanie w bazie konkurencyjności (dotyczy zamówień z projektów dla których mają zastosowanie wytyczne kwalifikowalności wydatków dla perspektywy finansowej 2021-2027, w przypadku innych zamówień – zapytanie na stronie internetowej Instytutu)
Uwaga: W drodze wyjątku istnieje możliwość odstąpienia od zapytania ofertowego – po akceptacji Dyrektora Instytutu (nie dotyczy zamówień z projektów współfinansowanych ze środków UE)
Proces koordynuje – pracownia naukowa składająca wniosek o wszczęcie zakupu
Usługi naukowo-badawcze
Zamówienia indywidualne – w zależności od wartości usługi
- do 10 000 zł netto – zapotrzebowanie w EVO bez oferty
- powyżej 10 000 zł netto i do 20 000 zł netto – zapotrzebowanie w EVO z ofertą
- powyżej 20 000 zł netto i do 50 000 zł netto – zapytanie ofertowe na stronie lub wysyłka zapytania do potencjalnych wykonawców
- powyżej 50 000 zł netto i poniżej 130 000 zł netto – zapytanie w bazie konkurencyjności (dotyczy zamówień z projektów dla których mają zastosowanie wytyczne kwalifikowalności wydatków dla perspektywy finansowej 2021-2027, w przypadku innych zamówień – zapytanie na stronie internetowej Instytutu)
- powyżej 130 000 zł netto i poniżej 143 000 euro netto, tj.: 663 105,00 zł netto – zapytanie ofertowe na stronie Instytutu (możliwe wyłącznie dla projektów bez tzw. komercjalizacji (Nie można stosować tego rozwiązania dla usługi dla pracowni usługowych oraz usług w projektach współfinansowanych ze środków UE – w przypadku takich projektów konieczne jest złożenie wniosku o wszczęcie przetargu)
Uwaga: W drodze wyjątku istnieje możliwość odstąpienia od zapytania ofertowego – po akceptacji Dyrektora Instytutu np. stałe umowy na sekwencjonowanie – GENOMED lub umowy na usługi badawcze z IBB (nie dotyczy zamówień z projektów współfinansowanych ze środków UE)
Proces koordynuje – pracownia naukowa składająca wniosek o wszczęcie zakupu
Komputery stacjonarne, drukarki, urządzenia wielofunkcyjne, monitory, materiały komputerowe, oprogramowanie
Zgłoszenie zapotrzebowania do Działu IT (raz na kwartał).
(oczekiwanie na dostawę sprzętu ok. 3 miesięcy od daty złożenia zapotrzebowania – czas na zweryfikowanie zapotrzebowania i przygotowanie wniosku przez Dział IT, przygotowanie i przeprowadzenie przetargu przez Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia oraz dostawę sprzętu)
W indywidualnych – pilnych przypadkach (uszkodzenie sprzętu) należy wypełnić formularz interwencyjnego zakupu. W takiej sytuacji organizowany jest zakup indywidualny:
- do 10 000 zł netto – zakup w EVO (do zapotrzebowania należy dołączyć skan formularza „pilny zakup interwencyjny” -podpisanego przez wszystkie osoby upoważnione- bez oferty)
- powyżej 10 000 zł netto – do 20 000 zł netto zakup w EVO z ofertą (do zapotrzebowania należy dołączyć skan formularza „pilny zakup interwencyjny” -podpisanego przez wszystkie osoby upoważnione oraz skan oferty Wykonawcy)
- powyżej 20 000 zł netto –zapotrzebowanie w EVO dołączyć formularz „pilny zakup interwencyjny” -podpisany przez wszystkie osoby upoważnione
(Nie można stosować tego rozwiązania dla usługi dla pracowni usługowych oraz usług w projektach współfinansowanych ze środków UE)
Uwaga: Licencje Microsoft Office i Microsoft Windows dostępne są w Dziale IT. W przypadku potrzeby instalacji Office lub Windows należy wysłać e-mail do Działu IT (Nie zamawiamy licencji w EVO)
Proces koordynuje – Dział IT
Meble biurowe
Zgłoszenie zapotrzebowania do Działu Infrastruktury.
Dział Infrastruktury składa zapotrzebowanie w EVO i wspiera proces późniejszego montażu mebli.
Wszystkie zapotrzebowania składane są w EVO bez względu na wartość danego zamówienia (do wartości 130 tys. zł netto)
Łączna wartość tych zamówień w 2023 roku nie może przekroczyć 130 000 zł netto (rejestr prowadzi Dział Infrastruktury)
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Meble laboratoryjne
Zgłoszenie zapotrzebowania do Działu Infrastruktury.
Dział Infrastruktury składa zapotrzebowanie w EVO i wspiera proces późniejszego montażu mebli.
Wszystkie zapotrzebowania składane są w EVO bez względu na wartość danego zamówienia (do wartości 130 tys. zł netto)
Łączna wartość tych zamówień w 2023 roku nie może przekroczyć 130 000 zł netto (rejestr prowadzi Dział Infrastruktury)
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Pozostałe meble (meble z kategorii innych niż biurowe i laboratoryjne)
Zgłoszenie zapotrzebowania do Działu Infrastruktury.
Dział Infrastruktury składa zapotrzebowanie w EVO i wspiera proces późniejszego montażu mebli.
Wszystkie zapotrzebowania składane są w EVO bez względu na wartość danego zamówienia (do wartości 130 tys. zł netto)
Łączna wartość tych zamówień w 2023 roku nie może przekroczyć 130 000 zł netto (rejestr prowadzi Dział Infrastruktury)
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Usługi serwisowania w budynku
Zamówienia indywidualne – w zależności od wartości usługi
- do 20 000 zł netto – zlecenie wykonania usługi wraz z ofertą od Wykonawcy
- powyżej 20 000 zł netto i do 130 000 zł netto – zapytanie ofertowe na stronie
- powyżej 130 000 zł netto – postępowanie przetargowe (należy wypełnić wniosek na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 16/2023 i przekazać wraz z załącznikami do Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia)
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Dostawa środków czystości i materiałów BHP na potrzeby pracowni
Dostawy świadczone przez stałych dostawców wybieranych w drodze zapytań ofertowych
Odbiór produktów z magazynu – po kontakcie z Panem Ryszardem Senkiem
Proces koordynuje – Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia
Dostawa materiałów biurowych
Dostawy świadczone przez stałych dostawców wybieranych w drodze zapytań ofertowych
Odbiór produktów z magazynu – po kontakcie z Panem Ryszardem Senkiem
Proces koordynuje – Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia
Dostawy materiałów eksploatacyjnych do drukarek
Dostawy świadczone przez stałych dostawców wybieranych w drodze zapytań ofertowych
Zamówienie w EVO od dostawcy wybranego w zapytaniu ofertowym.
Proces koordynuje – Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia
Prace remontowo-budowlane
Roboty budowlane wykonywane przez wykonawców wybieranych w drodze postępowań przetargowych.
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Dostawa materiałów budowlanych
Indywidualne zamówienia w EVO (wartość poniżej 130 000 zł netto)
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Dostawa narzędzi
Indywidualne zamówienia w EVO (wartość poniżej 130 000 zł netto)
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Dostawa materiałów elektrycznych
Indywidualne zamówienia w EVO (wartość poniżej 130 000 zł netto)
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Usługi cateringowe
Zamówienia indywidualne – w zależności od wartości usługi
- do 20 000 zł netto – zlecenie wykonania usługi wraz z ofertą od Wykonawcy
- powyżej 20 000 zł netto i do 130 000 zł netto – zapytanie ofertowe na stronie lub wysyłka zapytania do potencjalnych wykonawców
- powyżej 130 000 zł netto – postępowanie przetargowe (należy wypełnić wniosek na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 16/2023 i przekazać wraz z załącznikami do Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia)
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Usługi architektoniczne
Zamówienia indywidualne – w zależności od wartości usługi
- do 20 000 zł netto – zlecenie wykonania usługi wraz z ofertą od Wykonawcy
- powyżej 20 000 zł netto i do 130 000 zł netto – zapytanie ofertowe na stronie
- powyżej 130 000 zł netto – postępowanie przetargowe (należy wypełnić wniosek na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 16/2023 i przekazać wraz z załącznikami do Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Dostawy środków czystości na potrzeby administracyjne
Dostawy świadczone przez stałych wykonawców wybieranych w drodze zapytania ofertowego.
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Dostawa wody pitnej dla pracowników
Dostawy świadczone przez stałych wykonawców wybieranych w drodze zapytania ofertowego.
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Dostawa ciekłego azotu
Dostawy świadczone przez stałych wykonawców wybieranych w drodze zapytania ofertowego.
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Dostawa ciekłego helu
Dostawy świadczone przez stałych wykonawców wybieranych w drodze postępowania przetargowego
Proces koordynuje – Pracownia Obrazowania Mózgu
Usługi telekomunikacyjne
Usługi świadczone przez stałych wykonawców z którymi Instytut ma zawarte umowy
Proces koordynuje – Dział Infrastruktury
Usługi pocztowe i transportowe
Usługi świadczone przez stałych wykonawców z którymi Instytut ma zawarte umowy
(Bieżące porównywanie ofert różnych usługodawców – FEDEX, TNT, DHL oraz zlecenia indywidualne do innych usługodawców – do 20 000 zł netto)
Proces koordynuje – Kancelaria
Usługi serwisowania drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych
Wybór wykonawcy w procesie indywidualnego rozpoznania rynku i zawarcie umowy (do 20 000 zł netto) – na podstawie wniosku złożonego do Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (brak obowiązku zapytania ofertowego na stronie Instytutu)
Proces koordynuje – Dział IT
Dostawy czasopism naukowych i książek
Zamówienia w zależności od wartości:
- do 10 000 zł netto – zapotrzebowanie w EVO bez oferty
- powyżej 10 000 zł netto i do 20 000 zł netto – zapotrzebowanie w EVO z ofertą
- powyżej 20 000 zł netto i do 50 000 zł netto – zapytanie ofertowe na stronie lub wysyłka zapytania do potencjalnych wykonawców
- powyżej 50 000 zł netto i poniżej 130 000 zł netto – zapytanie w bazie konkurencyjności (dotyczy zamówień z projektów dla których mają zastosowanie wytyczne kwalifikowalności wydatków dla perspektywy finansowej 2021-2027, w przypadku innych zamówień – zapytanie na stronie internetowej Instytutu)
- powyżej 130 000 zł netto – postępowanie przetargowe (należy wypełnić wniosek na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 16/2023 i przekazać wraz z załącznikami do Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia)
Możliwe są również zamówienia w ramach konsorcjum (koordynowane przez inne Instytucje Publiczne) – do faktur należy wtedy obowiązkowo dołączać kopie porozumień potwierdzających koordynację postępowań przetargowych przez inną Instytucję
Proces koordynuje – Biblioteka
Usługa zakupu biletów lotniczych
Usługi świadczone przez stałych wykonawców wybieranych w drodze postępowań przetargowych.
Proces koordynuje – Dział Projektów i Współpracy Międzynarodowej
Dostawy i usługi promocyjne
Usługi świadczone przez wykonawców wybieranych w drodze zapytań ofertowych
W szczególnych indywidualnych przypadkach (poniżej 10 000 zł netto) – możliwe są indywidualne zamówienia w EVO
Proces koordynuje – Dział Projektów i Współpracy Międzynarodowej - w zakresie działań promocyjnych dotyczących całego Instytutu, pracownie naukowe - w zakresie indywidualnych działań promocyjnych - dotyczących np. konferencji organizowanych w ramach realizowanych projektów
Usługi związane z zarządzaniem, ochroną i komercjalizacją własności intelektualnej wypracowanej przez naukowców
Usługi rzecznika patentowego świadczone przez stałych wykonawców wybieranych w drodze postępowań przetargowych.
W szczególnych, indywidualnych przypadkach (poniżej 20 000 zł netto) – możliwe są indywidualne zamówienia w EVO
Usługi wyceny praw własności intelektualnej
- poniżej 20 000 zł netto – możliwe są indywidualne zamówienia w EVO
- powyżej 20 000 zł netto i do 50 000 zł netto – zapytanie ofertowe na stronie lub wysyłka zapytania do potencjalnych wykonawców
- powyżej 50 000 zł netto i poniżej 130 000 zł netto – – zapytanie w bazie konkurencyjności (dotyczy zamówień z projektów dla których mają zastosowanie wytyczne kwalifikowalności wydatków dla perspektywy finansowej 2021-2027, w przypadku innych zamówień – zapytanie na stronie internetowej Instytutu)
Proces koordynuje – Biuro Transferu Technologii
Usługi prawne
Usługi świadczone przez Radców Prawnych na podstawie odrębnych umów.
Łączna wartość tych zamówień w 2023 roku nie może przekroczyć 130 000 zł netto (rejestr prowadzi Kancelaria Instytutu)
Proces koordynuje – Zastępca Dyrektora ds. Administracyjnych/Organizacji i Rozwoju
Usługi medyczne
Dostawy świadczone przez wykonawcę wybranego w drodze postępowania przetargowego
Proces koordynuje – Dział Spraw Pracowniczych i Rekrutacji
Usługi szkoleniowe
Zamówienia indywidualne – w zależności od wartości usługi (usługi szkoleniowe finansowane ze środków Instytutu – wymagają każdorazowo pisemnej zgody Dyrektora Instytutu). Taką zgodę należy załączyć do zapotrzebowania w EVO
- do 10 000 zł netto – zapotrzebowanie w EVO bez oferty
- powyżej 10 000 zł netto i do 20 000 zł netto – zapotrzebowanie w EVO z ofertą
- powyżej 20 000 zł netto i do 50 000 zł netto – zapytanie ofertowe na stronie lub wysyłka zapytania do potencjalnych wykonawców
- powyżej 50 000 zł netto i poniżej 130 000 zł netto –– zapytanie w bazie konkurencyjności (dotyczy zamówień z projektów dla których mają zastosowanie wytyczne kwalifikowalności wydatków dla perspektywy finansowej 2021-2027, w przypadku innych zamówień – zapytanie na stronie internetowej Instytutu)
- powyżej 130 000 zł netto i poniżej 143 000 euro netto, tj.: 663 105,00 zł netto – zapytanie ofertowe na stronie Instytutu (możliwe wyłącznie dla projektów bez tzw. komercjalizacji (Nie można stosować tego rozwiązania dla usługi dla pracowni usługowych oraz usług w projektach współfinansowanych ze środków UE z tzw. komercjalizacją – w przypadku takich projektów konieczne jest złożenie wniosku o wszczęcie przetargu)
Uwaga: W drodze wyjątku istnieje możliwość odstąpienia od zapytania ofertowego – po akceptacji Dyrektora Instytutu (nie dotyczy zamówień z projektów współfinansowanych ze środków UE)
Proces koordynuje – Dział Spraw Pracowniczych i Rekrutacji
Usługi finansowe, usługi audytorskie
Zamówienia indywidualne – w zależności od wartości, tj.:
- do 20 000 zł netto – zlecenie wykonania usługi
- powyżej 20 000 zł netto i do 130 000 zł netto – zapytanie ofertowe na stronie internetowej
Uwaga: W drodze wyjątku istnieje możliwość odstąpienia od zapytania ofertowego – po akceptacji Dyrektora Instytutu
Proces koordynuje – Dział Finansów i Księgowości
Opłaty za koszty publikacji
Zamówienia indywidualne – zapotrzebowanie w EVO bez oferty (bez względu na wartość zamówienia) – są to różne indywidualne opłaty w kwotach nie przekraczających progów przetargowych
Proces koordynuje – pracownia naukowa składająca wniosek o wszczęcie zakupu