Niezmiernie miło mi poinformować, że w procesie usprawniania elektronicznego systemu delegacji pojawił się kolejny krok, a właściwie pierwszy – Skierowanie na delegację.
Do tej pory takie skierowania funkcjonowały u nas w formie papierowej. Prosiliśmy o uzupełnienie tabeli kosztowej i załączenie do elektronicznej delegacji. Od dziś możecie Państwo wypełnić takie skierowanie w zakładce EVO i tam należy podać wszystkie koszty związane z planowanym wyjazdem. Należy dokładnie uzupełnić wszystkie wymagane informacje a następnie koszty.
Po wybraniu rodzaju kosztu: dieta pobytowa, dojazdowa i hotelowa - z automatu podpowiada się wysokość diety za dobę, dla wybranego państwa. W przypadku diety hotelowej jest to górny limit diety ustawowej i próba wpisania wyższego kosztu spowoduje brak możliwości zapisania skierowania i usunie wszystkie dotychczas wpisane informacje.
W każdej zakładce kosztowej, system z automatu podpowiada rodzaj waluty, który obowiązuje jako rozliczeniowy w wybranym kraju. W przypadku uzupełniania kosztów np. przejazdu, gdzie kwota jest znana Państwu zazwyczaj w złotówkach, należy wybrać PLN i wpisać tę wartość bez przeliczania na euro lub inne waluty.
W zakładce „pozostałe koszty” proszę wskazać wszystkie wydatki związane z delegacją np. transport miejski itp.
UWAGA
Wpisowe na konferencję to odrębna kategoria i neleży zgłosić zapotrzebowanie w EVO w kategorii "Pozostałe usługi" (a w razie potrzeby wcześniej poprosić Dział Zaopatrzenia o dodanie stosownego kontrahenta do bazy). Być może dotyczy to także kosztów wiz (do potwierdzenia lub skorygowania jak ktoś się z tym spotka)
Kompletnie wypełnione skierowanie można wysłać do akceptacji lub zapisać, co daje możliwość późniejszej edycji. Aby rozpocząć proces akceptacji konieczne jest wysłanie skierowania.
Bardzo proszę, aby szczegółowo uzupełnić wszystkie koszty związane z delegacją, które pozwolą na weryfikację i akceptację wyjazdu od strony finansowej.
Kolejnym krokiem jest generowanie delegacji. Należy tego dokonać na podstawie zatwierdzonego skierowania, które znajduje się w tabeli „ Moje skierowania - zakończone”. Na tym etapie pojawia się możliwość edycji delegacji, jak również dodania zaliczki na wyjazd.
Kwota zaliczki powinna uwzględniać zaplanowane koszty, które Państwo poniesiecie podczas wyjazdu i nie zostały opłacone ze środków Instytutu, np. jeśli hotel został już opłacony przez IBD kartą firmową lub przelewem, to koszt nie powinien się znaleźć we wnioskowanej kwocie zaliczki.
Zaliczka może być wpisana jedną kwotą i tylko w jednej walucie. Należy wybrać walutę, która jest przewidziana do rozliczenia w docelowym kraju. Dla delegacji krajowej – przelew krajowy, dla delegacji zagranicznej – przelew zagraniczny (nawet jeśli Państwo nie posiadacie rachunku walutowego i wypłata ma być na rachunek PLN). W przypadku odbioru waluty w banku należy wybrać przelew zagraniczny i wpisać wartość zaliczki w walucie ( w zaokrągleniu do pełnych dziesiątek- bank nie wypłaca bilonu).
Szczegóły dotyczące sposobu pobrania zaliczki należy uzgodnić z pracownikami działu księgowości odpowiedzialnymi za obsługę delegacji. W przypadku zaliczek odbieranych w banku, proszę o zgłoszenie delegacji odpowiednio wcześniej, gdyż bank wymaga zamówienia waluty na 10 dni przed wypłatą.
Wpisanie dwóch kwot np. w PLN i EUR spowoduje błąd i nie uruchomi obiegu delegacji.
Jeżeli Państwo nie planujecie pobierać zaliczki, pole do wpisania zaliczki powinno pozostać puste. Wpisanie kwoty „0” powoduje, że system traktuje to jako zaliczkę i przesyła do akceptacji jak delegację z zaliczką.
System sprawdza również wysokość wpisanej zaliczki z zaplanowanymi kosztami w ramach tej samej waluty. Zaliczka nie może przekroczyć wydatków zaplanowanych w skierowaniu.
Druk skierowania zostanie wygenerowany i wydrukowany w Dziale Księgowym po akceptacji delegacji.
W celu uzyskania dodatkowych szczegółów technicznych obsługi programu, zapraszam do lektury załączonej instrukcji.
Wniosek o skierowanie na delegację:
logujemy się na stronie: https://evo.nencki.edu.pl/Portal
Requests -> Buissness trips -> Add
Wypełniamy pola zgłoszenia (miejsce, daty, powód wyjazdu, źródło finansowania).
Przykład - Wyjazd integracyjny 2022 (Wilga):
Destination place: Wilga
Start date: 26.05.2022
Date till: 27/28.05 2022
Reason: Uczestnictwo w wyjeździe sprawozdawczo-szkoleniowy Pracowni Obrazowania Mózgu / Pracowni Neurobiologii Procesów Językowych (wybrać właściwe) / Participation in the reporting and training trip of the Laboratory of Brain Imaging / Laboratory of Language Neurobiology.
Transport vehicles: train/car
Business trip type: Domestic
Item of costs: LOBI - N601 / LOLN - N417
Rozliczanie delegacji krajowej:
Faktury, paragony, za nocleg, dojazd, itp. zanosimy do działu księgowości (pok. 24). W przypadku opłacenia czegoś przelewem należy dostarczyć również wydrukowane potwierdzenie przelewu.
Delegacjami zagranicznymi zajmuje się p. Sylwia Dopiłka lub Katarzyna Zawadzka (tel.: 567 pok. 24)
Przed wyjazdem:
Wchodzisz w EVO i dodajesz nowe skierowanie na wyjazd. Uzupełniasz wszystkie pozycje zgodnie z planem wyjazdu i przewidywanymi kosztami.
Czekasz na zaakceptowanie skierowania. Niezależnie kontaktujesz się z biurem w sprawie zakupu biletów lotniczych. Składasz podanie o użycie karty, żeby zapłacić za hotel, wpisowe itd.
Przed/po wyjeździe (u mnie po...)
Wchodzisz ponownie w to samo skierowanie na wyjazd i dodajesz delegację. To ważne, żeby nie dodawać delegacji w inny sposób niż poprzez skierowanie! Tutaj możesz dodać prośbę o zaliczkę (przed wyjazdem), sprawdzić daty, dodać środek transportu i stanowisko kosztów.
Nie zapomnij kliknąć „Wyślij” po uzupełnieniu formularza (przycisk po lewej stronie).
Czekasz na zatwierdzenie delegacji, żeby móc rozliczyć koszty. Na tym etapie możesz sprawdzić status delegacji w zakładce Delegacje (nie Skierowania).
Uwaga - kolejność zaskakuje. Po zaakceptowaniu delegacji przez księgowość (p. Dopiłka) musisz ponownie wejść w utworzoną Delagację i ją zaakceptować. Dopiero później trafia ona do kierownika projektu.
Po powrocie:
Wchodzisz w zatwierdzoną delegację (patrz wyżej, jeśli jeszcze jej nie masz).
Dodajesz wszystkie koszty wyjazdu zgodnie ze stanem faktycznym. Możesz dodać faktury jako załączniki itd. Nie zapomnij o diecie wyjazdowej i dojazdowej.
Wysyłasz i czekasz na potwierdzenie i zwrot kosztów
placeholder
placeholder